На этой странице сайта можно бесплатно скачать образец акта об отсутствии работника на рабочем месте, если сотрудник пропустил трудовую деятельность без уважительных причин.
Отсутствие работника на рабочем месте подлежит письменному объяснению независимо от причин. Между работником и работодателем действует соглашение, которое определяет права и обязанности каждого из них, ответственность. Отпуск, прогул, больничный лист, командировка - это одни из немногих обстоятельств, способствующих отсутствию работника на рабочем месте. На этой странице сайта будет рассмотрен вопрос о составлении соответствующего акта в случаях, когда сотрудник не присутствует и нет других письменных оснований его отсутствия на рабочем месте. Образец документа по специальной ссылке можно скачать абсолютно бесплатно.
Процесс не так прост, насколько он кажется. С помощью данного акта формируется сообщение главному руководству, что сотрудник пропустил трудовую деятельность, не предоставив какие-либо письменные доказательства, без уважительных причин. Образец такого акта, обычно, заполняется непосредственным начальником не явившегося специалиста. После составления акта установленной формы, документ направляется руководителю для вынесения распоряжения либо принятия решения об ответственности служащего. Отдел кадров - следующий этап процесса, где ставится соответствующая отметка в личном деле и приобщается пакет собранных документов по факту отсутствия работника на рабочем месте.
Обязательные пункты акта об отсутствии работника на рабочем месте
:- Время, место, номер, название документа;
- Перечисление участников комиссии и составителя сообщения;
- Содержание факта отсутствия работника, подробное описание;
- Виза каждого присутствующего;
- Подпись отсутствовавшего, когда лицо появилось на предприятии.
Акт о прогуле работника – документ отражающий факт отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины. Компании, которые имеют штат сотрудников, изначально должны понимать, что в работе часто случается человеческий фактор, такой как опоздания или прогул сотрудника. Работодатель-руководитель или уполномоченный представитель компании должен понимать юридическую основу оформления таких случаев, чтобы все претензии были правильно согласованы в соответствии с условиями договора найма данного сотрудника и законодательством.
В договоре между сотрудником и работодателем должна быть прописана документально ответственность за опоздание и прогулы. Таким информационно-справочным документом, фиксирующим нарушения является акт об отсутствии на рабочем месте.
Акт о прогуле работника. Основные моменты
Прежде чем руководитель или ответственный по персоналу начнет оформлять данный акт, конечно же он должен связаться с провинившимся сотрудником и узнать о причине не появления на работу. Всякое может случиться, бывают и форс-мажоры. При отсутствии уважительных причин, составляется докладная записка по данной ситуации (см. → ). Такая записка попадает на стол вышестоящему руководителю организации и далее руководитель пишет свою резолюцию на этот счет.
Резолюция является основанием для составления акта. Такая ситуация применима в больших компаниях. Если в организации сотрудник напрямую подчиняется руководителю, то основанием для оформления акта отсутствия на рабочем месте считается специальное распоряжение руководителя с информацией о подробностях нарушения, направленное в отдел кадров или бухгалтерию с поручением составить данный акт. Далее на основании данного акта в табель учета рабочего времени вносится необходимая запись об опоздании или прогуле сотрудника.
Сотрудник перед приемом на работу должен как говорилось выше, ознакомиться с условиями и ответственностью за нарушение режима работы. И так как прогул – это нарушение режима, то обычно при неуважительных причинах на сотрудника накладывается дисциплинарное взыскание и не редко финансовое. Но вместе с этим к каждому составленному акту об отсутствии на рабочем месте прикладывается объяснительная записка от нарушителя на основании которой руководитель принимает те или иные меры взыскания или не принимает.
Акт о прогуле сотрудника. Форма заполнения
Акт об отсутствии на рабочем месте не имеет четко регламентированной формы. Рассмотрим основные положения, которые необходимо указать в акте.
- ФИО и занимаемая должность лица составителя акта и свидетелей нарушения;
- описание нарушения, временной период нарушения, ФИО нарушителя;
- регистрационный номер, дата и место подписания акта,
- реквизиты организации, подпись руководителя организации, составителя акта, свидетелей и сотрудника нарушителя.
При не желании подписывать составленный акт самим нарушителем, делается соответствующая пометка, возле которой расписываются составители акта.
Скачать акт о прогуле работника. Образец, бланк
Для того чтобы применить к сотруднику дисциплинарное взыскание за систематические опоздания или прогул, необходимо тщательно задокументировать факт совершения проступка, а затем соблюсти процедуру привлечения проштрафившегося работника к ответственности за нарушение трудового распорядка. Первым этапом становится составление акта об отсутствии работника на рабочем месте.
Процедура составления акта об отсутствии работника
Когда выявляется факт безосновательного , его необходимо зафиксировать. Для этого составляют акт об отсутствии работника. Сделать это можно в течение месяца с момента выявления дисциплинарного проступка (ТК РФ, ст. 193).
Составить документ, фиксирующий нарушение трудового распорядка необходимо как можно быстрее.
Лучше всего сделать это в тот же день, когда работник опоздал на работу или прогулял ее.
Акт об отсутствии работника на рабочем месте фиксирует факт опоздания на работу, а при неявке в срок более 4 часов или на всю рабочую смену (если она меньше 4 часов), и факт прогула. Составить документ могут:
- непосредственный начальник проштрафившегося сотрудника;
- работник или руководитель кадрового подразделения компании;
- руководитель или собственник предприятия.
Кроме того, необходимо привлечь к фиксации нарушения как минимум еще двух работников компании в качестве свидетелей отсутствия работника, на которого составляют акт.
После появления на рабочем месте с сотрудника требуют предоставления объяснений о причинах отсутствия. Свои пояснения работник может дать в виде записи в акт или составления служебной (докладной) записки. Также он может предоставить документы, подтверждающие уважительность причины, по которой его не было на работе. Их необходимо оформить в качестве приложений к акту об отсутствии работника.
Если сотрудник, прогулявший работу, отказывается от пояснений, то запись об этом делают в акте и подтверждают подписями работников, которые фиксировали нарушение.
В случае, когда сотрудник пропускает работу без объяснения причин в течение нескольких дней, то можно составить как один акт, так и несколько документов, на каждый из случаев прогула.
При длительном прогуле необходимо фиксировать факты отсутствия сотрудника несколько раз.
Это связано с тем, что на документальное оформление дисциплинарного нарушения дается месяц. Если составить один акт на отсутствие работника в течение, например, полутора месяцев, то будет пропущен срок наложения взыскания за первые дни прогула. Такая ситуация может в дальнейшем повлечь за собой судебное разбирательство, с отменой дисциплинарного взыскания.
Поэтому лучше составлять акты об отсутствии работника на рабочем месте в течение нескольких дней, например, раз в неделю.
Правильно оформленный акт отдается на рассмотрение руководителю компании. Он решает считать ли причину отсутствия сотрудника уважительной или применить меры дисциплинарной ответственности, вплоть до проштрафившегося работника.
Причины отсутствия, которые признаются уважительными
Во-первых, установленные в трудовом законодательстве . Это может быть внезапная болезнь или травма, отпуск сотрудника.
Сюда же можно отнести и случаи, когда вины работника в прогуле нет. Например, задержка зарплаты или иных выплат после уведомления руководства компании соответствующим образом дают работнику право на отказ от выполнения служебных обязанностей и возможность не присутствовать на рабочем месте.
Во-вторых, в могут быть указаны и другие причины для отсутствия работников, которые признаются уважительными. Например, необходимость ухода за заболевшим родственником, памятные события в жизни сотрудников, отгулы за выполнение различных поручений начальства после окончания рабочего дня или в выходные и т. д.
В-третьих, руководитель может самостоятельно принять решение, о том, чтобы считать конкретную причину отсутствия работника уважительной. Это в первую очередь касается различных чрезвычайных обстоятельств — аварии, поломки техники, пробки на дорогах и т. д.
Если у работника есть официальный документ, подтверждающий его местонахождение вне работы, то такая причина признается уважительной.
Например, повестка на судебное заседание, где сотрудник должен присутствовать в роли одной из сторон процесса, свидетеля, эксперта и т.д. Или протокол о ДТП, в котором пострадал автомобиль работника.
Содержание акта об отсутствии работника
Этот документ составляется в произвольной форме. Его оформляют в соответствии с принятой на предприятии практикой кадрового документооборота. Можно использовать фирменные бланки или распечатать на обычном листе формата А4.
Составляют акт в двух экземплярах, один из которых будет находиться в личном деле работника, совершившего дисциплинарный поступок. Второй вручают сотруднику, на которого он оформлен.
В акте указывают:
При описании инцидента нужно указать, когда было выявлено отсутствие работника и сколько времени оно длилось.
На дачу пояснений обычно отводится два рабочих дня, однако, по согласованию с руководством этот срок может быть продлен. Об этом также делают запись в акте.
Например, сотрудник на словах пояснил, что опоздал из отпуска из-за задержки при пересечении границы. Для того чтобы подтвердить это, ему необходимо обратиться в турфирму, которая организовывала поездку, а она находится в другом городе, и съездить за справкой он сможет только в выходной день.
В таком случае, руководитель может распорядиться о продлении срока на оформление пояснений до получения подтверждающего документа. В акте делают запись: «по согласованию с руководителем предприятия срок оформления докладной записки и причинах прогула продлен на шесть дней».
Примеры акта об отсутствии на рабочем месте
- Место составления: ЗАО «Межрайбум», г. Сыктывкар
Дата и время составления: 15.06.2018, 14-12
Менеджера отдела перевозок Воровайкина П. Р.
Я, директор, департамента по работе с персоналом Протинкин А. Г., в присутствии начальника отдела перевозок Итогоновой Ж. Д. и специалиста службы безопасности Подозрейкина А. С., составил настоящий акт, который фиксирует следующие обстоятельства.
14.06.2018 менеджер отдела перевозок Воровайкин П. Р. не явился на рабочее место к началу рабочего дня, который в соответствии с установленным режимом работы начинается в 9-00 и заканчивается в 18-00. На рабочем месте Воровайкин П. Р. появился только 15.06.2018.
От пояснения причин своего отсутствия в течение рабочего дня либо предоставления документов, подтверждающих обстоятельства неявки на работу Воровайкин П. Р. отказывается.
Акт составлен в двух экземплярах. Место хранения первого экземпляра — департамент по работе с персоналом.
Второй экземпляр вручен менеджеру отдела перевозок Воровайкину П. Р.
Подписи: директор департамента по работе с персоналом Протинкин А. Г.
Начальник отдела перевозок Итогонова Ж. Д.
Специалист службы безопасности Подозрейкин А. С.
- Место составления: г. Минусинск, ООО «Грин-З»
Дата и время составления: 21.05.2018, 17-15
Акт об отсутствии на рабочем месте
Мною, начальником отдела контроля качества, Мраковым Н. С. составлен акт об отсутствии на рабочем месте контролера ОТК Купавкина Д. М. При составлении акта, присутствовали: контролер ОТК Мирный П. З. и швея 3 разряда Макарова В. С.
Обстоятельства, фиксируемые в акте:
С 8-00 16.05.2018 по настоящий момент контролер ОТК Купавкин Д. М. отсутствует на рабочем месте. На связь со мной и другими сотрудниками не выходил, пояснения причин отсутствия не давал. Вместе с тем, со слов жены Купавкина Д. М. стало известно, что вечером 15.05.2018 Купавкин Д. М. был задержан нарядом полиции, за нахождение в нетрезвом виде в общественном месте. При задержании на него был составлен протокол о совершении хулиганских действий и применен административный арест на 15 суток.
В беседе с контролером Шинко А. В., жена Купавкина Д. М. пообещала предоставить копию документов о местонахождении Купавкина Д. М. в ближайшее время.
Акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе кадров.
Второй экземпляр до вручения контролеру ОТК Купавкину Д. М. хранится у начальника отдела контроля качества Мракова Н. С.
Подписи: начальник ОТК Мраков Н. С.
Контролер ОТК Мирный П. З.
Швея 3 разряда Макарова В. С.
Свой экземпляр акта получил и с его содержанием ознакомлен Купавкин Д. М. (запись учиняется после появления на рабочем месте и передачи акта)
- Место составления: ОДО «Простоф», г. Краснодар
Дата и время составления: 18.05.2018 10-14
Акт об отсутствии на рабочем месте
Мною, начальником службы охраны ОДО «Простоф», Притиркиным Р. О., составлен акт об отсутствии на рабочем месте охранника Привалко В. С. При составлении акта, присутствовали охранник Медведев П. Р. и уборщица Винокрадова А. П.
Охранник Привалко В. С. отсутствовал на рабочем месте с 8-30 до 9-15 18.05.2018. Причину опоздания он пояснил в примечании к настоящему акту.
Акт составлен в двух экземплярах. Один экземпляр направлен для рассмотрения руководителю ОДО «Простоф», второй вручен охраннику Привалко В. С.
Подписи: начальник службы охраны Притиркин П. О.
Охранник Медведев П. Р.
Уборщица Винокрадова А. П.
С актом ознакомлен, свой экземпляр получил Привалко В. С.
Свое отсутствие на рабочем месте в течение 45 минут с момента начала смены, подтверждаю и поясняю дорожно-транспортным происшествием с моим автомобилем по дороге на работу. Копию протокола о ДТП, составленного сотрудником полиции, прилагаю к настоящему акту. Охранник Привалко В. С.
- Место составления: НПО «Квази», г. Москва
Дата и время составления: 18.06.2018, 8-15
Акт об отсутствии на рабочем месте продавца Нефедова К. М.
Составлен: директором магазина Прикуровым Л. Ч. в присутствии продавца Марусевой Д. Э. и кассира Феоладова А. П.
Акт о нижеследующем нарушении:
17.06.2018 продавец Нефедов К. М. отсутствовал на рабочем месте в течение всей смены с 12-00 до 15.30. О причинах отсутствия уведомил меня Прикурова Л. Ч. сегодня 18.06.2018 начале смены. Основания для отсутствия, считаю недостаточно уважительными. Пояснительную записку продавец Нефедов должен предоставить не позднее 20.06.2018.
Прогул - это отсутствие работника на своем рабочем месте (пп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ):
- либо в течение всего рабочего дня (смены), если его продолжительность составляет не более 4 часов в день;
- либо более 4 часов подряд, если продолжительность рабочего дня составляет более 4 часов.
За прогул, как за грубое нарушение трудовых обязанностей, к работнику может быть применена одна из следующих санкций: замечание, выговор или увольнение (ст. 192-193 ТК РФ). И нельзя забывать, что ТК РФ не содержит никаких иных видов взысканий для работников кроме поименованных выше. Это значит, что штрафы, выговоры «с занесением в личное дело», переносы отпуска в качестве наказания работника и т.д. - все это незаконно.
Документальное оформление прогула
Независимо от «вида» санкции применение дисциплинарного взыскания необходимо правильно документально оформить. Для этого, во-первых, надо составить акт или иной документ, чтобы зафиксировать факт отсутствия сотрудника на рабочем месте. И во-вторых, установить причину его отсутствия. Поскольку работник может не выйти на работу и по уважительной причине. Тогда оснований для применения взыскания у работодателя не будет. Кстати, если работник отсутствовал не в связи с болезнью и не потому, что исполнял государственные или общественные обязанности (ст. 170 , 165 ТК РФ), то насколько уважительной была причина неявки на работу, решает работодатель.
Если из-за прогула работник будет уволен, а затем решит обратиться в суд с целью восстановления на работе, то акт об отсутствии на рабочем месте послужит доказательством его неявки в соответствующий рабочий день.
Форма акта отсутствия работника на рабочем месте приведена ниже.
Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Единой формы акта об отсутствии на работе сотрудника нет. Как правило, обязанность по составлению акта ложится на плечи либо непосредственного начальника прогульщика, либо специалиста отдела кадров. В акте должны быть указаны должность и ФИО отсутствующего лица, дата и рабочее время, в течение которого он отсутствовал.
И конечно, в акте отсутствия работника на рабочем месте указывают тех лиц, которые подтверждают факт прогула. На акте должны стоять их подписи.
Согласно Постановлению Пленума Верховного Суда от 17.02.2004 № 2, прогулом признается:
- отсутствие на работе (вне пределов рабочего места) без уважительных причин более 4 часов подряд в течение рабочего дня;
- самовольное использование дней отдыха;
- самовольный уход в отпуск.
Нормальный и ответственный работник всегда предупредит работодателя, если у него что-то случается, и он не выходит на работу. А вот если он пропал и на телефонные звонки не отвечает, вероятно, он прогуливает. Разберем процедуру оформления увольнения за прогул.
Шаг 1. Фиксируем факт отсутствия
Составляется акт в свободной форме в присутствии двух свидетелей.
Образец акта отсутствия работника на рабочем месте
Образец бланка акта отсутствия работника на рабочем месте
В первый день таких актов надо сделать не менее двух. Первый — до обеда, второй — перед окончанием рабочего дня. В последующие дни (не более трех) составляется по одному акту на каждый день отсутствия. Если сотрудник так и не появился, работодатель продолжает составлять по одному акту в неделю до фактического появления человека на работе или принятия решения об отправке ему вопросов о причинах отсутствия по почте. При увольнении этот акт будет служить одним из подтверждающих документов.
Шаг 2. Отмечаем неявку в табеле учета рабочего времени
До того момента, как работник выйдет на работу и объяснит причины своего отсутствия, необходимо проставить коды в : код НН (неявка по невыясненной причине). Ставить код ПР (прогул) до момента предоставления письменных объяснений (или акта об отказе в предоставлении объяснений) нельзя, суд в последующем может признать такую позицию предвзятой, а увольнение — незаконным.
Образец фиксации прогула в табеле учета рабочего времени
До получения письменного объяснения
После получения письменного объяснения
Шаг 3. Сообщаем руководству компании
В первый же день отсутствия работника его руководитель должен сообщить об этом генеральному директору. Данное сообщение оформляется в виде или служебной записки, в которой:
- кратко описывается ситуация (сотрудник на работе не появился и на связь не выходит);
- содержится предложение о получении письменных объяснений от сотрудника с последующим принятием решения о привлечении его к дисциплинарной ответственности, в том числе в виде увольнения.
Образец докладной записки о прогуле работника
Шаг 4. Задаем вопросы
Если работник не появляется длительное время, на телефонные звонки не отвечает, у работодателя есть возможность направить ему вопросы о причинах его отсутствия почтой. В данном случае составляется официальное письмо на бланке организации с требованием объяснить причины отсутствия. Подписывать такое письмо должен генеральный директор. Письмо направляется с описью вложения (для последующего предъявления в суд с квитанцией об оплате почтового отправления).
В письме необходимо указать срок, к которому сотруднику необходимо предоставить свои объяснения. Этот срок должен быть разумным, например, 15 календарных дней, и включать в себя время:
- почтовой пересылки адресату;
- фактического написания объяснения;
- обратной почтовой пересылки.
Как отмечает управляющий партнер юридической компании «Варшавский и партнеры» Владислав Варшавский , у сотрудника обязательно надо затребовать разъяснение причин отсутствия на работе, поскольку право работника на предоставление объяснений предусмотрено законом. В противном случае решение работодателя уволить подчиненного за прогул может быть признано судом необоснованным. В качестве примера юрист привел Определение Московского городского суда от 30.07.2018 № 4г/7-8964/18, из которого можно сделать следующий вывод: работодатель не предоставил работнику возможность объяснить причины отсутствия на рабочем месте, а значит, существенно нарушил порядок увольнения по собственной инициативе. На этом основании увольнение было признано незаконным, и работодателю пришлось восстановить работника в занимаемой должности, выплатить ему средний заработок за период вынужденного прогула и компенсировать моральный ущерб.
Если по истечении разумных сроков ответа не будет или письмо вернется в связи с истечением срока его хранения, необходимо составить акт об отказе в предоставлении объяснений. Именно он может понадобиться для обоснования последующего увольнения в суде.
Образец акта об отказе в предоставлении письменных объяснений
Образец письма с вопросами о причинах прогула
Если работник появился на работе и оправдательных документов не предоставил, в этот же день ему необходимо вручить вопросы о причинах его отсутствия. У него есть два рабочих дня для написания своего объяснения. Если по прошествии этого времени объяснения предоставлены не будут, на третий день составляется акт об отказе в предоставлении письменных объяснений. Если объяснения по существу предоставлены, переходим к следующему шагу.
Шаг 5. Оцениваем уважительность причины отсутствия
(если есть акт об отказе, этот шаг можно пропустить)
Если руководство приняло решение уволить виновного, приказ оформляется по унифицированной форме Т-8. Оформление увольнения за прогулы производится по статье 81 ТК РФ .
Образец приказа об увольнении за прогул
Шаг 8. Знакомим работника с приказом
Работник должен быть ознакомлен с или применении к нему дисциплинарного взыскания (неважно, что это будет, — выговор или увольнение) в течение трех рабочих дней с даты его издания (не считая времени отсутствия сотрудника на работе). Если он отказывается ознакомиться с приказом, составляется акт в произвольной форме в присутствии двух свидетелей.
Шаг 9. Заполняем трудовую книжку
Образец записи в трудовую книжку при увольнении за прогул
Шаг 10. Выдаем трудовую книжку
В последний рабочий день сотруднику должны быть выплачены все причитающиеся ему денежные выплаты, а также . За ее получение получатель расписывается в .
Если отказывается, составляем акт в произвольной форме в присутствии двух свидетелей.
Если человек фактически отсутствует в день своего увольнения (последний день своей работы), работник отдела кадров в этот день обязан направить уведомление о необходимости явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на пересылку почтой.
Если человек не пришел и согласие не предоставил, работодатель обязан хранить такую трудовую книжку в течение 75 лет.
Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ
