На первый взгляд, объяснительная записка кажется чем-то несущественным, но это не так. Это документ, который поможет руководству разобраться в случившемся и принять верное решение о необходимости дисциплинарного взыскания.

В зависимости от допущенной ошибки и степени тяжести ее последствий зависит вид возможного взыскания, наложение которого оформляют приказом, образец которого можно скачать по ссылке .

Для того, чтобы постараться избежать возможного наказания, работнику следует подумать над содержимым объяснительной записке, составить ее грамотно, кратко и емко описать ситуацию и постараться найти объективные причины допущенной ошибки в работе.

Ниже рассмотрим, как правильно оформить такой документ. В качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной записки об ошибке в работе, бланк для бесплатного скачивания находится внизу статьи.

Работник должен знать, что для того, чтобы применить дисциплинарного взыскание, работодателю требуется в обязательном порядке получить от работника письменное объяснение. Поэтому работнику при возникновении ошибки в исполнении трудовых обязанностей следует успокоиться, без его объяснения работодатель не вправе наказывать сотрудника. Следует вооружиться чистым листом бумаги и ручкой и обдумать содержание документа. Можно оформить документ в электронном виде, после чего распечатать. Данный момент, как правило, не принципиален.

Как правильно написать объяснительную записку об ошибке в работе?

Текст составляется в свободной форме, но сам документ должен иметь ряд обязательных реквизитов:

• адресат — ФИО и должность руководителя, название организации, документ обязательно должен иметь указание на то, для кого он предназначен;
• название документа и его заголовок;
• дата написания;
• подпись работника;
• текст с описанием события и объяснением случившегося.

Основное внимание следует уделить тексту. Необходимо кратко и емко описать ситуацию — какая именно ошибка в работе допущено, какие последствия эта ошибка вызвала для деятельности организации.

Текст должен быть лаконичным и кратким. Не следует превращать объяснительную записку в сочинение, это все-таки важный документ, предназначенный для руководителя организации. Излишняя информация, эмоции могут вызвать у руководства лишние вопросы, поэтому стоит писать емко и по делу.

После того, как дано описание ошибки, допущенной работником, следует написать причины этого. Нужно постараться указать объективную и уважительную причину. Но если это не возможно, не стоит сваливать вину на другого, обвинять других сотрудников, руководство это не одобрит. Лучше постараться сослаться на сложившиеся обстоятельства — большая загруженность на работе, большой и непрерывный поток клиентов, механическая ошибка из-за напряженного дня, плохое самочувствие или иная причина.

Если сотрудник признает свою вину в допущенной ошибке, обязательно нужно выразить свое раскаяние, уверить руководство, что подобной ошибки впредь допущено не будет, убедить всех, что б удут приняты все необходимые меры по недопущению подобного.

Пример объяснительной записки об ошибке в работе:

Директору ООО «Альфа»

Туполеву А.А.

от бухгалтера

Кухаркиной А.П.

Объяснительная записка

об ошибке в заполнении документов

26 августа 2015 года мною были неверно указаны цены на продукцию в товарной накладной №432 и счете-фактуре №564, они были завышены на 10%. Покупатель, увидев завышенные цены, отказался принимать товар, в связи с чем он вернулся на склад ООО «Альфа».

Возникшая ошибка вызвана повышенной загруженностью в день подготовки документа. 26 августа отсутствовала по причине болезни напарница, в связи с чем, пришлось выполнять работу за двоих. Документы были подготовлены в конце рабочего дня, когда сильная усталость вызвала невнимательность при выполнении работы.

Ошибку свою признаю. Постараюсь в будущем относиться более внимательно к работе и заполнению документов.

26.08.2015 Кухаркина А.П.

Также в качестве примера предлагаем скачать образец объяснительной по ссылке ниже.

Объяснительная записка образец об ошибке в работе — .

Обсуждение: 5 комментариев

Здравствуйте, сделала переплату при увольнении, необходимо написать объяснительную записку.

Ответить

1. Здравствуйте, Елена.
   Пишите в свободной форме, укажите, причину переплаты — невнимательность, загруженность в работе, усталость, кто-то отвлек, неправильные исходные данные и т.д. Используйте образец в статье.

   Ответить

Здравствуйте! На фирме, с которой я была уволена 18.11.16, была проверка со статистики, в следствие, которой были выявлены искажения данных по отчёту 12 т. Составили акт и протокол на меня. Завтра суд. Мне нужно написать объяснительную, чтобы если накажут, то по минимуму. В должностной инструкции в обязанностях было прописано «Составление установленной отчётности». По приказу я за этот отчёт не отвечала. + к этому была на больничном и в отпуске, и кто давал данные для отчёта, я не знаю. В общем завтра нужно всё объяснить судье.

Ответить

Здравствуйте, подскажите, как мне написать объяснительную записку. Я работаю медсестрой в лаборатории гемодиализа. Я допустила ошибку в программе нефрон. В августе месяца. А теперь после проверки требуют объяснительную. Работаю в гемодиализе с июня того года. И поэтому в августе я еще не сильно понимала эту программу. И не знаю что делать

Ответить

1. Здравствуйте, Вероника.
   Так и пишите, не обладали достаточным уровнем знаний в области работы программы, было мало опыта. Ошибка вами допущена, поэтому в тексте объяснительной осознайте ошибку, пообещайте быть более внимательной.

   Ответить

Ошибка на работе, в зависимости от последовавших за ней событий, может стать как досадным недоразумением, так и причиной тяжелых и даже драматических последствий. Скорее всего, в порыве сиюминутного гнева, начальство не сможет, да и не захочет, слушать доводы кадровика о том, что неправильное принятое решение сотрудника и халатность в работе – совсем ни одно и то же. Когда эмоции поостынут, правильно оценить произошедшее и его первопричины поможет объяснительная записка об ошибке в работе, предусмотрительно затребованная у работника.

Нормативная база

После обнаружения или признания ошибки, специалист может услышать в свой адрес достаточно нелестных слов: и о халатности, и о штрафах, и о «плохой» статье в трудовой. Даже если руководитель настолько горяч, что начнет грозиться еще до подробного анализа ситуации, работник должен помнить о нормах законодательства, которое в большинстве случаев станет на его защиту.

В первую очередь, нужно уяснить, что Трудовой кодекс не содержит таких понятий как ошибка, халатность или штраф. Самое строгое дисциплинарное наказание – увольнение без предварительных процедур– предусматривает только п.6 ст. 81 ТК РФ за грубые нарушения трудовых обязанностей:

• Прогул;
• Пьянство;
• Разглашение сведений, составляющих тайну или персональную информацию;
• Хищение;
• Пренебрежение к охране труда.

Как видно, единственную ошибку ни под один пункт не подведешь. Для того, чтобы расставание «по статье» стало реальностью, нужно допускать оплошности в работе систематически, да еще и умышленно, п. 3 или п. 5 ст. 81 ТК.

В любом варианте, уволить сразу никто не посмеет, разрешает принимать такое решение только по итогам рассмотрения объяснительной об ошибке в работе. Тот же порядок предусмотрен при разбирательстве в степени виновности и размерах нанесенного поведением работника ущерба, ст. 247 ТК . Руководитель обязан затребовать письменное объяснение и дать сотруднику два рабочих дня на его составление. Отказ от предоставления не препятствует применению в отношении работника дисциплинарной ответственности, если он был оформлен актом и подписан свидетелями, ст. 193 ТК.

Пошаговая инструкция по подготовке объяснительной

В любой неприятной рабочей ситуации, как не было трудно возражать начальству, работнику нужно понимать, что во внимание будут брать только аргументы, изложенные на бумаге. Вот почему устные беседы хороши лишь до того момента, как начнется документальное фиксирование обстоятельств и частностей. Как только работодатель попросил расписаться в требовании об объяснении, слова сразу теряют какой-либо вес.

От того, считает ли сотрудник себя виноватым в произошедшем, или он может выдвинуть контраргументы, будет зависеть и то, как написать объяснительную об ошибке в работе. Однако, принцип ее составления один и тот же:

1. Пишем шапку. Здесь нужно определить адресата, его должность и ФИО. Вполне возможно, что документ будет перенаправлен за пределы компании, например, в ФНС или ФСС.
2. Полностью указываем ФИО и должность работника в родительном падеже.
3. Наименование бумаги «Объяснительная записка об ошибке в работе».
4. Внятно излагаем суть. Придерживаться нужно делового стиля, не допуская пустых обвинений и не подкрепленных документами утверждений. Ситуация должна быть описана объективно и подробно, но без пространных формулировок и рассуждений.
5. Предлагаем пути решения проблемы или описываем уже сделанные в этом направлении шаги. Тут же можно упомянуть о тех мероприятиях, которые были предприняты, чтобы предотвратить ошибку.
6. Делаем вывод. Окончание повествования должно содержать в себе позицию самого сотрудника по поводу виновной стороны.
7. Ставим дату и подпись

Ознакомиться с примером объяснительной можно у нас на сайте ()

Нюансы составления записки	Если вина признается	Если вина не признается
Вывод	Работнику остается только «посыпать голову пеплом» и пообещать, что впредь такого не повторится. Отдельно нужно упомянуть о том, что в действиях специалиста не было умысла или корысти.	Вывод о собственной невиновности или солидарной ответственности нужно обозначить сразу, чтобы его нельзя было трактовать по-своему. Если сотрудник считает, что ситуация вышла из-под контроля, потому что кто-то ранее не выполнил свои обязанности, то нужно написать и об этом.
Аргументы	В качестве оправдания можно сослаться на утомление, перегруженность, пиковую активность в трудовом процессе или плохое самочувствие	Самый правильный подход к делу оправдания действий сотрудника состоит в четком соблюдении должностной инструкции. Если все было сделано в строгом соответствии с этим документом, то работник может смело ссылаться на это, даже если для предприятия наступили нежелательные последствия. Отдельно нужно упомянуть ситуацию, выходящую за рамки понятия о нормальных условиях работы. В этом случае нужны документы, подтверждающие намерение работника сделать все правильно, и что ему в этом помешало.
Приложения	Подтверждающие документы вряд ли понадобятся. Разве что справка от врача для большего сочувствия.	Здесь нужно проявить предусмотрительность и запастись бумагами: о внезапном ухудшении здоровья, о действиях сторонних организаций, о техсостоянии оборудования или достаточности материального обеспечения. Подойдут даже свидетельские показания.

После предоставления объяснительной, у работодателя есть 30 дней для рассмотрения и принятия решения о взыскании, ст. 193 ТК.

Особенности объяснительных

Если речь заходит о трудовом праве, то в нем говорится, что решение о предоставлении или непредоставлении объяснительной записки об ошибке в работе принимается работником самостоятельно. Ответственности лишь за то, что сотрудник отказался письменно объяснять свое поведение, кодекс не предусматривает.

Немного другой подход к этому вопросу у контролирующих органов. Например, Налоговый кодекс РФ предполагает финансовый штраф за отказ от предоставления пояснений. Что касается ситуаций с привлечением полиции или расследований несчастных случаев, то тут отказ от дачи показаний может обернуться уголовной ответственностью.

Нужно сказать, что объяснительные в адрес государственных инстанций обычно пишутся не от имени сотрудника, допустившего ошибку, а от имени хозяйствующего субъекта. Объяснение сотрудника, чаще всего, документ для внутреннего использования или основание для принятия кадровых решений. Как вариант, оно может стать полезным для выбора лица, из доходов которого будет удержан наложенный на компанию штраф или другой материальный ущерб.

Разъяснения в налоговую

Как известно, в России взят курс на уменьшении количества проверок для бизнеса. Но мало кто отдает себе отчет в том, что любая предоставленная в ИФНС бумага подвергается камеральной проверке. Это означает, что после сдачи отчетности налоговые инспекторы анализируют ее содержание, сопоставляют показатели внутри самого отчета и с имеющимися в распоряжении ФНС данными. Вплоть до встречных проверок.

Если выявлено расхождение, фискалы имеют право потребовать объяснений, ст. 88 НК РФ . Несмотря на то, что этот документ не является отчетом, его нужно направить инспектору в пятидневный срок, поскольку опоздание или отказ от предоставления может стоить 5000 рублей.

Есть две формы подачи объяснений:

• собственно письмо в произвольной форме с подробным описанием причин возникновения расхождений;
• Направление нового отчетного или уточняющего расчета (декларации), если отклонения стали результатом ошибки ответственного за его составление лица.

Пояснительные документы в ФСС

Если у Фонда нет вопросов к предоставленной отчетности, это не означает, что других объяснений его работники не потребуют. Чаще всего это касается обстоятельств и причин назначения соцпособий по нетрудоспособности в результате бытового травматизма.

Более строгие требования к письменным пояснениям предъявляются к предприятию, если там зафиксирован несчастный случай или факт производственного увечья. Обязательным мероприятием по расследованию этого происшествия считается сбор и анализ объяснительных от потерпевшего и свидетелей, ст. 229.2 ТК.

От того, как сам пострадавший опишет свои действия и соотнесет их с необходимостью выполнять свои должностные обязанности, будет зависеть квалификация его травмы и сумма страховых выплат. Если объяснительная не предоставлена сознательно или получить ее нет возможности, то это не станет основанием для остановки расследования. Тогда выводы будут строить на показаниях очевидцев и результатах экспертиз.

Дисциплинарное взыскание можно применить не позднее полугод после его совершения. Исключение сделали только для тех ошибок, которые выявлены при аудиторской проверке. Наказание за них может быть применено даже спустя два года, ст. 193 ТК.

Объяснительная об ошибке от бухгалтера

Бухгалтерский и налоговый учет таят в себе столько подводных камней и условностей, что редкий специалист в этой области смог избежать ошибок. Опасность этой профессии в том, что любая неточность грозит финансовыми потерями:

• Ошибка в сумме рассчитанной зарплаты – неприятности с работником, вплоть до суда;
• Занижение обязательств по налогам и сборам – неприятности и штрафы от ФНС;
• Опоздание со сроками оплаты или предоставления отчетности – административная ответственность или санкции по НК РФ.

Вот почему ответственный за допущенное нарушение бухгалтер напишет не только объяснительную записку об ошибке на работе на имя директора, но еще должен будет предоставить уточняющую отчетность.

Если трудовой договор специалиста предусматривает возмещение штрафов, вынесенных по вине конкретного бухгалтера, то сумму финансовой санкции удерживают из его зарплаты. В случае отсутствия данного пункта в контракте работника, то удержать можно только сумму среднего заработка за месяц, и только с согласия работника, ст. 137 ТК. Если бухгалтер возражает и в пояснении привел свои аргументы, то возмещение ущерба возможно только через суд.

Письменные пояснения от медсестры

Медицина — еще одна сфера, в которой специалисты всех рангов несут огромную ответственность не только как наемные работники, но и как профессионалы, влияющие на жизнь и здоровье людей. И если цена неправильно заполненных форм и журналов, обычно, невелика, то ошибки в манипуляциях и проведении процедур оборачиваются самыми тяжелыми трагедиями. Это, в равной степени, касается представителей и младшего, и среднего медпесонала.

Чаще всего, объяснения медсестры вынуждены писать по поводу жалоб пациентов или неточностей в работе. Если последствия таких ошибок не выходят за рамки организационных проблем, то письменное покаяние сотрудницы станет основанием для наложения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК) или отказа от него (ст. 192 ТК).

Более серьезные последствия потребуют расследования и могут дойти до судебного разбирательства. Тогда, уже на этапе составления объяснительной записки об ошибке в работе, нужно внимательно сопоставить действия медсестры с утвержденными Минздравом нормативами и должностными обязанностями. Необходимо также заострить внимание на том, что ситуация не стала результатом пренебрежения к своим трудовым функциям или злого умысла.

Особенность профессии медсестры состоит еще и в том, что на них возлагается большая морально-этическая ответственность за самочувствие пациентов. Нарушения в этой области может также стать предметом разбирательства и вынесения взыскания. От того, насколько аргументировано изложит свою позицию медработник, будет зависеть, достаточно ли простых извинений или нужно будет привлекать вышестоящие инстанции.

Одна из попыток определения профессиональной ошибки гласит, что это форма добросовестного заблуждения при выполнении должностных обязанностей. Из этого следует, что человек не преследовал цель навредить и даже не предполагал такого развития событий. И если работнику удается составить объяснительную записку так, чтобы работодатель не усомнился в его искренности, то и наказание, обычно, применяется наиболее щадящее или не применяется вообще.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Никто из сотрудников не застрахован от ошибок, а потому необходимо знать о том, каким образом их исправлять, и какую объяснительную записку писать. Если вы ни разу не сталкивались с вопросом подобного рода, данная информация будет иметь для вас практическое значение. Расскажем в статье, как заполняется объяснительная записка об ошибке в работе, для чего она необходима и когда составляется.

Для чего нужна объяснительная записка об ошибке в работе

В соответствии со ст. 193 Трудового кодекса РФ объяснительная записка представляет собой документ, который запрашивается работодателем от своего сотрудника, если тот совершил какое-либо нарушение трудовых обязанностей. В соответствии со ст. 21 Трудового кодекса РФ работник обязан выполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него должностной инструкцией.

В связи с этими статьями Трудового кодекса нарушение сотрудником трудовых или дисциплинарных обязанностей ведет к привлечению его к ответственности. Работник обязан в двухдневный срок подать объяснительную записку к рассмотрению. На ее основе работодатель будет принимать решение о том, применять ли к сотруднику дисциплинарное взыскание или нет.

Образец заполнения объяснительной записки

Установленной законом формы объяснительной записки нет, но вполне можно использовать стандартный вид документа, который выглядит следующим образом:

Генеральному директору ООО “Искра”

Ю.М. Верещагину

от менеджера по снабжению

С.А. Колесникова

Объяснительная записка

о нарушении трудовых обязанностей

Я, Колесников С.А., работая 10.09.2016 г., не смог приобрести для нужд производственного цеха запчасти к станку по изготовлению труб, поскольку попал в ДТП на ул. Советская. Водитель УАЗ нарушил правила дорожного движения, в результате чего наш автомобиль ГАЗ получил повреждения, не совместимые с дальнейшей эксплуатацией без проведения ремонтных работ.

По этой причине я не смог приобрести запчасти, вследствие чего был нарушен производственный процесс.

Прошу учесть, что в данном ДТП я не являюсь виновным лицом, а потому прошу не применять ко мне меры дисциплинарного взыскания из-за невыполнения должностных обязанностей.

11.09.2016 г. С.А. Колесников

Механизм составления объяснительной записки

Механизм составления документа подобного типа сводится к тому, что необходимо последовательно отразить несколько информационных блоков, к которым относятся:

• раскрытие информации о том, какое именно нарушение или ошибка допущены в работе при выполнении должностных обязанностей;
• что именно послужило причиной наступления подобной ситуации;
• кто виновен в том, что сотрудник допустил ошибку или не смог выполнить данное ему поручение;
• как можно исправить ошибку и что для этого необходимо.

При составлении объяснительной записки следует не только сформировать документ, но также зарегистрировать его через документооборот организации, то есть проставить дату и номер.

Данное действие необходимо для того, чтобы в последующих документах, например, в приказе, можно было опираться на записку как на доказательство наступления негативной ситуации. Также регистрация необходима для того, чтобы существовало документальное подтверждение того, что сотрудник исполнил обязанность в срок.

Отличия объяснительной записки в различных областях деятельности

Объяснительные записки могут различаться зависимости от того, в какой именно области деятельности трудится работник. Необходимо выделить объяснительные записки, связанные с документацией, с людьми или с техническими средствами.

Вид ошибки	Описание
С документацией	Данные типы ошибок, по которым составляется объяснительная записка, связаны с документацией, которая обращается внутри предприятия или направляется контрагентам. Наиболее часто они возникают при работе бухгалтера, кассира, экономиста, кадровика, сметчика. То есть по тем профессиям, в которых доля бумажной работы составляет наибольший процент. При составлении объяснительной записки указывается документ, в котором была допущена ошибка. При возможности составляется исправительный документ.
С людьми	Данные типы ошибок наиболее сложны, поскольку иногда зависят от действий не только сотрудника, но и иных лиц. В объяснительной записке бывает довольно сложно объяснить мотивы поведения другого человека. Однако следует максимально приближенно отразить ситуацию, чтобы руководство имело четкое представление о причинах произошедшей ситуации. С такими типами ошибок сталкиваются сотрудники, которые большую часть рабочего времени проводят с людьми, к примеру, учителя, медработники, продавцы или консультанты.
С техническими средствами	Данные типы ошибок связаны с использованием техники, оборудования, спец. транспорта или автомобилей. В объяснительной записке следует отражать причины, из-за которых могла произойти ошибка в работе, а также варианты решения вопросов, связанных с поломкой технических средств. В данном случае материальный вред, который может быть причинен работодателю из-за поломки техники и оборудования, можно будет отнести на счет сотрудника, если его вина будет полностью доказана.

Ошибки при составлении объяснительной записки

Поскольку объяснительная записка об ошибке в работе – это документ, то и в нем также могут содержаться неточности или ошибки, с которыми следует ознакомиться заранее. При этом можно выделить следующие виды ошибок в объяснительных записках:

1. Самая распространенная ошибка – это перекладывание вины на другого сотрудника. Как правило, в таком вопросе работодатель начинает расследование произошедшего случая. В подобной ситуации – вполне закономерен опрос иных работников, ставших свидетелями или обвиняемыми другими сотрудниками. Если в объяснительной стараться отнести вину на другого человека, который, как выяснится позднее, ни в чем не виноват, то это послужит причиной ухудшения взаимоотношений, как с руководством, так и с коллективом. Самое главное – написать в объяснительной все правдиво и честно. Данная информация впоследствии может послужить руководству информацией к размышлению.
2. Краткое изложение информации – не самый лучший вариант написания объяснительной записки. Оптимальным является изложение информации в развернутом виде, чтобы работодатель смог четко и ясно понять причину наступления негативной ситуации.
3. Непредставление дополнительной аргументации – скрытая ошибка при составлении объяснительной. Для того чтобы в полной мере раскрыть всю ситуацию и по возможности обезопасить себя, следует приложить какие-либо оправдательные документы, которые помогут снизить степень вины сотрудника. К примеру, если работник попал в ДТП и не смог выполнить порученное ему задание, он может приложить копию справки о ДТП.

Ответственность за составление объяснительной записки

Ответственность за составление объяснительной записки несут сотрудники, которые ее представляют, но иногда они не имеют никакого представления о том, как именно ее составлять и что в ней писать. В данной ситуации необходимо объяснить человеку, что конкретно он должен изложить в документе и на что необходимо обратить повышенное внимание.

5 ответов по вопросам составления объяснительной записки

Вопрос №1. Если ошибка в работе произошла не по вине сотрудника, работавшего на оборудовании, а по вине организации, которая обслуживает технику, надо ли с работника брать объяснительную?

Безусловно, если негативная ситуация наступила, то с работника необходимо взять объяснительную записку. Это нужно для того, чтобы не просто разобраться в ситуации, а иметь на руках документ, в соответствии с которым возмещение ущерба организация будет требовать не со своего сотрудника, а с контрагента. В данном случае объяснительная записка будет иметь своего рода пояснение, почему именно наступил перебой в работе оборудования, чтобы была возможность аргументированного предъявления претензии к работе обслуживающей организации.

Вопрос №2. Как поступить, если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе?

Если сотрудник отказывается писать объяснительную записку об ошибке в работе, необходимо составить акт о данном событии. При этом он должен оформляться в присутствии трех человек, которые будут свидетелями отказа работника признавать вину или объяснять свое поведение. В последующем этот акт можно использовать также и для мотивации вынесения дисциплинарного взыскания на виновного работника.

Вопрос №3. Как описать в объяснительной записке ошибку в работе, если я не могу объяснить, по какой именно причине она произошла? Был сбой в программе, из-за которого неверно посчитались показатели.

В данной ситуации самое главное – представить работодателю объяснительную записку, в которой подробным образом описать последовательность проводимых действий. Даже если технически непонятно, как именно ошибка произошла, возможно, такая объяснительная поможет специалистам определить, в чем именно скрывается причина произошедшего.

В некоторых случаях объяснительная записка – это не признание вины со стороны работника, а описание произошедшего события, которое поможет решить трудный вопрос и обнаружить проблемные участки в деятельности сотрудника.

Вопрос №4. Если ошибка в работе произошла по вине нескольких сотрудников, кто из них должен писать объяснительную записку? Или они должны составить один документ и все подписаться под ним?

Наилучшим вариантом в данной ситуации будет требование составить объяснительные записки всеми сотрудниками по отдельности.

Пусть каждый из них опишет возникшую ситуацию и укажет причины, из-за которых наступила негативная ситуация. Такой подход позволит выявить “подводные камни” в работе определенного участка, а, следовательно, и принять грамотное управленческое решение по минимизации риска возникновения такой ситуации в будущем.

Вопрос №5. Если в объяснительной записке ситуация изложена “размыто”, из нее непонятно, что и как произошло, как в такой ситуации поступить?

Если в объяснительной нет четкого ответа, как или по какой причине произошла негативная ситуация, следует устно опросить сотрудника. Возможно, именно при разговоре он сможет более детально объяснить, что же произошло на самом деле. Если ему действительно проще в устной форме рассказать о произошедшем, пусть он расскажет, а затем вместе с ним нужно эту же самую информацию изложить и на бумаге.

Иногда сотрудник может просто волноваться и растеряться, или может подумать, что его сразу же посчитают виновным в наступившей ситуации. В таком случае человеку нужно просто помочь, объяснить, что такой документ – вынужденная мера, которая в некоторых случаях наоборот снимает вину с сотрудника.

В случае совершения ошибки на работе, повлекшей за собой финансовые траты у предприятия, как правило, руководство требует написать объяснительную записку от повинного сотрудника. Это необходимо сделать, чтобы работник понес наказание в содеянном происшествии.

Возникают вопросы, на которые стоит ответить:

• когда возникает необходимость составить такую объяснительную;
• как правильно написать объяснительную записку об ошибке (если сотрудник признается в вине, если сотрудник не считает себя виноватым);
• что произойдет, если работник не предоставил объяснительную вовремя.

Ситуации, когда могут попросить составить объяснительную

Необходимость составлять объяснительные на работе возникает очень часто, но важно помнить, что делать нужно это грамотно, соблюдая все правила. При серьезном подходе удастся уменьшить последствия в случае наличия ошибки, либо вообще избежать наказания от руководства.

Объяснительная записка об ошибке – это документ, который заполняется сотрудником в случаях:

• самостоятельного обнаружения ошибки;
• если ошибка была найдена при проверке (инвентаризация, аудит);
• также может быть ситуация получения ошибочных данных от другого сотрудника, повлекших более крупную ошибку;
• при спорных ситуациях, даже если вины нет, то это стоит объяснить в письменном виде.

Кто требует написать этот документ – вышестоящее руководство (как правило, начальник отдела, либо в случаях проверки начальник инвентаризационного отдела, аудитор).

Без такого документа привлечь к дисциплинарной ответственности невозможно.

Составить записку может потребовать руководство, как в письменной форме, так и в устной. При запросе руководство вправе назначить сроки написания.

Для чего нужен документ

В этом документе письменно подтверждается совершенная ошибка, после чего работодатель вправе применить дисциплинарное наказание.

Сам текст записки можно разделить:

Какими могут быть последствия после предъявления объяснительной записки:

• все претензии сняты ввиду невиновности работника;
• предупреждение в устной форме;
• дисциплинарное взыскание.

К последнему пункту можно отнести выговор, замечание и даже увольнение с занимаемой должности.

Причины неточностей и ошибок

Стоит помнить, что ошибки, как правило, совершаются без злого умысла, и причинами могут быть любые сложившиеся ситуации. К основным причинам относят:

• состояние стресса;
• длительная болезнь, или начальная стадия заболевания;
• нестабильная обстановка дома, это может быть как личностные проблемы взаимоотношений в семье, так и чрезвычайные происшествия (пожар, потоп);
• употребление лекарственных средств, влияющих на координацию;
• отсутствие опыта на данной должности;
• несоблюдение правил техники безопасности.

Очень важно четко указывать причину допущения ошибки, ведь не всегда вина лежит только на одном сотруднике. Да и большая вероятность, что ошибка в работе произошла по вине другого человека .

Если же вина полностью лежит на работнике, то в объяснительной при описании ситуации следует в подробностях описать причины повлекшие ошибки, и указать свои положительные стороны. Например, если сотрудник опоздал, а до этого за ним такого не наблюдалось, то в тексте стоит обратить на это внимание.

Не стоит в записке ограничиваться двумя-тремя предложениями , необходимо описать всю ситуацию, но помнить, что это документ, и присутствует большая вероятность, что он попадет судье в руки.

Цель – описать свои лучшие стороны, охарактеризовать себя хорошим работником. Сотруднику никто не вправе указывать, что нужно писать, а что нет, лишь юрист может дать должный совет при составлении объяснительной.

Когда нужно предоставить документ руководителю

Начальство имеет право запросить объяснительные по любым незначительным проступкам , например, почему работник не работал активно на протяжении определенного времени, или почему были зафиксированы продолжительные разговоры по телефону не по рабочим делам. Иногда это делается в целях увеличения производительности труда в отделах, ведь раз написав такую записку, в последующем уже не захочется, чтобы руководство делало замечание.

Рассмотрим при совершении, каких основных ошибок требуют объяснительную:

Объяснительная записка пишется на имя руководителя отделения, чтобы лучше разобраться, кому именно писать, стоит изучить внутреннюю иерархию подчиненности на предприятии.

Важно: не стоит писать напрямую генеральному директору, если по иерархии он не стоит перед работником, совершившим провинность.

Записку об ошибке можно составить как от руки, так и напечатать на компьютере . Важно в конце поставить подпись работника, который составил записку. Во внутренних документах предприятия может быть точно прописано, как правильно составить объяснительную, от руки или напечатать на компьютере, а также может быть представлен специальный бланк – образец.

Многие просят писать всю записку от руки, чтобы в случае отказа в дальнейшем от своих слов, было подтверждение составленное полностью провинившимся .

Если образца нет, то объяснительную записку следует составлять по следующей инструкции:

1. В «шапке» пишется, кому адресовано записка с указанием должности и полного наименования фирмы, заполняется от кого с указанием должности и структурного подразделения.
2. Если на предприятии есть журнал регистрации подобных документов, то необходимо указать номер исходящего документа и дату.
3. В середине листа пишется «объяснительная», далее с красной строки следует текст, в котором должна быть описана ситуация и последующие за ней события, по которым просят дать пояснения.
4. В конце документа ставится собственная подпись и дается расшифровка, кем заполнена объяснительная.

Сотрудник признается в вине

Признавая вину в объяснительной необходимо полностью раскаяться , признать, что готов взять ответственность и поспособствовать, если это возможно в разрешении сложившейся ситуации. Для сглаживания вины можно расписать свои положительные стороны, лишний раз указать на то, что ошибка была разовой и будет сделана все необходимое для того, чтобы она более не повторилась.

Если вина лежит и на других по общей ситуации это необходимо указать , расписать всю ситуацию по пунктам, добавив мнение, как бы следовало всего этого избежать, тоже пойдет на пользу при вынесении приговора. Но не стоит перекладывать ответственность на другого, ведь, как правило, объяснительные требуют сразу со всех участников и получится некрасивая ситуация, если работника увлекут во лжи.

Работник не считает себя виноватым

В этом случае следует приводить все доказательства, почему сотрудник не считает себя виноватым. Необходимо привлечь возможных свидетелей, которые могут это подтвердить и даже можно приложить их письменное заявление.

Важно: даже если сотрудник неповинен в сложившейся ситуации, в записке следует придерживаться уважительного тона, эмоциональным текст не должен быть. Заполнять такой документ нужно на «остывшую» голову, предварительно составив себе план.

Не стоит упускать из внимания, что при написании записки нужно указывать всех провинившихся , и поэтапно объяснять, чьи действия приводили к каким последствиям.

Но может и последовать ситуация, что, придя на новое рабочее место спустя время, будет обнаружена грубая ошибка, которую необходимо исправить . В этом случае следует самостоятельно обратиться к руководству, а в докладной указать лицо, которое допустило ошибку, что за ошибка, когда была обнаружена и действия, которые работник предпримет для исправления. Также можно указать последствия для фирмы в случае не исправления этой оплошности.

Что произойдет, если записка не предоставлена вовремя

Работник вправе не писать объяснительную , если не считает себя виноватым, принудить его никто не сможет. Принуждать нельзя, в противном случае работник может обратиться в комиссию по труду или в суд. При отказе работодатель оформит акт об отказе составления записки и возложит вину на сотрудника.

Написав записку и зафиксировав ее в документообороте, можно быть уверенным, что руководство уже не интерпретирует ситуацию по-своему , и будут рассмотрены все точки зрения.

Подведем итоги: если руководство требует написать объяснительную, то это лучше сделать. Главное в записке по пунктам описать ситуацию, все моменты, где сотрудник считает себя виноватым, а где нет. Описать свои лучшие стороны и указать на то, что ошибка была совершена один раз.

Данное видео содержит дополнительную информацию о том, как писать объяснительные записки грамотно.