В классификации документов по типу содержания фигурируют. Виды документов и их классификация

Основные признаки классификации сведены в таблицу 33

. Таблица 33. Основные признаки классификации документов по информационной составляющей

Рассмотрим ее более подробно:

1. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации

По этому признаку различают текстовые, иконические, идеографические, звуковые, матричные, цифровые и комплексные документы

2. Классификация документов по измерением записи информации

По этому признаку различают одно -, двух - и трехмерные документы (перфолента, служебное письмо, глобус)

3. Классификация документов по призначенистю для восприятия информации

По этому признаку различают документы, читаемые человеком, и те, которые читаются с помощью технических средств (с помощью магнитофона, телевизора, электронно-вычислительной техники, сотовой т проч.

4. Классификация документов по каналу восприятия информации

5. Классификация документов по степени распространенности информации

По степени распространенности информации документы делятся на: опубликованные, неопубликованные, непубликовани и электронные

6. Классификация документов по уровню обработки время

В данной классификации выделяют первичные и вторичные документы по времени появления в мире

7. Классификация документов по содержанию

А. Десятинная классификация. Мелвилла. Дьюи

(ДКД, Dewey Decimal Classification, DDC)

Универсальная классификационная система, разработанная в 1876 г. американским библиотекарем. М. Дьюи (1851 - 1931рр). Предназначалась для систематического размещения книг в публичных библиотеках. США. В первых изданиях х имела целью лишь перечисление документов, однако с самого начала содержала элементы скрытой типизации. Впоследствии типичные распределения выделились в самостоятельные вспомогательные таблицы и система приобрела комбинации йний харакрактер.

Состоит система из основных таблиц (Schedule) и вспомогательных таблиц (Tables). Составными частями полного издания также Relative Index (дословно:"указатель семейных отношений") -. АПУ и Manual (Кер ство), в котором представлен полный методический комментарий к таблицам (частная методика систематизацииематизації).

ДКД - распространенная в мире классификационная система, применяется в 135 странах. На своей родине, в. США,. ДКД используют 95% публичных и школьных библиотек, 25% от общего числа библиотек колледжей и университетов, 20% специальных библиотек. ДКД переведена на 30 языков мирту.

1-е издание. ДКД-1876 (44 а), 2-е - 1885 г (314 с). При жизни. М. Дьюи было опубликовано 12 изданий. В 1896. М. Дьюи создал Forest Press Foundation, которому передал права издания и развития. ДКД. Европе аналогичные права были переданы. Международному библиографическом институтатитуту).

В 1980 г. OCLC (Online Computer Library Center, Ohio) приобрел Forest Press и создал издательство OCLC Forest Press, выпускающего издания. ДКД 20-е издание. ДКД подготовлено полностью с помощью компьютер. Эрно техники. В 1993 г. вышел в свет оптический диск (CD-ROM)"Electronic Dewey DDC 20", в 1996 p - оптический диск Windows DC 2к Windows DC 21.

Все подписчики изданий. ДКД бесплатно получают полный комплект дополнений, выпускаемых и исправлений -"Dewey Decimal Classification, Additions, Notes and Decisions (DC

Б. Универсальная десятичная классификация

(УДЮ. УДК представляет собой иерархическую комбинированную систему на основе"Десятинной классификации"и состоит из трех частей - основных таблиц, определяющих таблиц и буквенно-предметного указателя разработают ена в 1895-1905 pp в. Международном библиографическом институте в. Брюсселе под руководством бельгийских ученых потли и. АЛафонтента. А.Лафонтена.

В 1956 г. в. СССР был создан. Всесоюзный институт научной и технической информации, становится членом. Международной федерации по документации, получает эталон таблиц. УДК. Специалисты знакомятся с таблицами. УДК, в совершенствовании которых в соответствии с. Правилами. УДК могут участвовать многие страны мира - члены. Международной федерации. Если замечаний или возражений не поступало в течение четырех месяцев, проект ав тически принимался и входил в очередной выпуск"Extensions and corrections to the UDC"(Дополнения и исправления к. УДК, публикуются с 1950 года з 1950 року).

В начале с70-х годов XX века в стране формируется сеть органов научно-технической информации (НТИ). Согласно рекомендациям. Всероссийского совещания работников. НТИ,. Совет. Министров. СССР 14 мая 1962 издает. Постановление (№ 445)"О мерах по улучшению организации научно-технической информации в стране", в п5 которого говорится:"Ввести с 1963 года в научно-технических издательствах, редакциях науч о технических журналов, в организациях научно-технической информации, научно-технических библиотеках обязательную классификацию всех публикаций по универсальной десятичной системедесятковій системі".

Границы применения. УДК были расширены за счет медицинских и сельскохозяйственных библиотек и всей сети органов информации без ограничений по отраслевому признаку

В 1963-1966 гг централизованными усилиями библиотек и органов. НТИ осуществляется первое издание. УДК на русском языке. Перевод проявляется в ряде мест неадекватным, отдельные выпуски выданные в разной полигр рафичному исполнении с многочисленными пробелами. Принимается решение публиковать отраслевые таблицы. УДК (выходят в свет с 19644р.).

В 1966 г.. Комитета стандартов, издательству стандартов и снова организованном. Всесоюзном института научно-технической информации (по стандартизации), классификации и кодированию поручена подготовка второго в издание таблиц. УДК на русском языке. Издание выпущено в 1969-1970гг с авторизованным номером. Международной федерации № 447 в 6-ти томах 9-ти книгагах.

В 1982-1987гг публикуется третье издание. УДК на русском языке (№ 572) в 7-ми вып 11-ти книгах. Одновременно выходят в свет продолжающиеся выпуски"Новое в. УДК", содержащие страницы с дополнениями и ис еннямы. В 1969 г. выпущено издание. УДК в одном томК в одному томі.

С 1997. НТЦ"Ректор", получивший право перевода, издания и распространения таблиц. УДК в. России и. СНГ, выдает полный перевод эталона. УДК на русском языке. Новые таблицы публикуются под названием"Универсальная где есятинна классификация. Четвертое полное изданиерте повне видання".

К концу 2000 г вышло в свет 3 тома, всего предполагается 10 томов, в двух дополнительных томах будет опубликован алфавитно-предметный указатель

В. Библиотечно-библиографическая классификация (ББК)

В основу. ББК положена иерархическая комбинированная система библиотечно-библиографической классификации, состоящей из основных таблиц, таблиц типовых делений и алфавитно-предметного указателя. ББК (общее ьни типовые деления, территориальные типовые деления в двух таблицах - для естественных наук и для социально-экономических и гуманитарных наук, специальные типовые деления т.д..

Первое издание. ББК на территории. СССР для научных библиотек (1960-1968 гг) в 25 выпусках имело четкую структуру. Универсум знаний был разделен на три комплекса: естественные науки -. Б /. Е (выпуски 3-6), примером адни науки -. Ж /. Р (выпуски 7-13), общественные и гуманитарные науки - 3 /. Ю (выпуски 14-233).

Перечень основных распределений начинался разделом. А. Марксизм-ленинизм (выпуск 1), завершался разделом. Я. Литература универсального содержания (выпуск 25). Таким образом, основные таблицы классификации занимали 23 3 выпуска издания, начинался выпуском. И. Ввод и заканчивался выпуском 25. Типичные распределения. Прикладные науки:. Ж /. Об. Техника. Технические науки (выпуски 7-11),. П. Сельское и лесное хозяйство. Сельского сподарського и лесохозяйственные науки (выпуск 12) и. Р. Охрана. Медицина (выпуск 13к 13).

Гуманитарные науки начинались с выпуска 19. Ч. Культура. Наука. Образование. Три выпуска возглавляли соответствующие отраслевые комплексы: выпуск. С. Е. Естественные науки в целом, выпуск 7, часть 1. Ж. Техника. Технические наук ки в целом и выпуск 14, часть 1. С. Общественные науки в целом. Несмотря на то, что общий план системы предполагал выпуск 16. Ф. Политика. Политические партии, разногласия в группе разработчиков не позволила и выпустить в свет таблицы по политическим наукам в полном объеме. Выпуск 16 первого издания. ББК был назван. Ф5 / 6. Политические партии. Общественно-политические организацииорганізації.

В науке в целом не было в то время решен вопрос о правомерности социологии, генетики и многих других наук. Создателям. ББК удалось оставить в структуре таблиц резервные индексы на своем логическом м месте (например, для социологии - 35) для многих"непризнанных"или запрещенных по тем или иным соображениям наук, дисциплин и проблен і проблем.

Г. Единая классификация литературы

Состоит из основных таблиц и алфавитно-предметного указателя и предназначена для систематизации произведений печати в изданиях библиографии и для комплектования каталожных картотек по подписными сериями. Н. На ее основе составляются специальные таблицы, используемые отделами статистики печати книжных палат при систематизации книг за содержанием.

Существуют также классификации для отдельных видов документов, например, классификатор государственных стандартов,. Международная классификация изобретений и т.д.

В любом случае в содержательных классификациях деление на виды происходит по семантическому показателем, т.е. по содержанию (отраслям знаний, темам, предметом изложения, освещенным проблемам, родами, жанрами и произведений и т.д..

8. Классификация документов по характеру социальной информации

По характеру социальной информации, содержащейся в документе, различают следующие их виды: массовые, специальные и личные

При этом одна часть документов относится к сфере регулирования жизнедеятельности личности, общества и государства (документация официального происхождения)

Вторая - отражает духовную жизнь общества (документы, возникающие в личной жизни и творчества - литературные произведения, мемуары, письма, дневники, записные книжки и т.п.)

Сводная классификация документов по информационной составляющей представлена??на схеме 32

Классификация документов - это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и состояния классификационной схемы. Классификация документов помогает ориентироваться в их многообразии. Документы классифицируют по различным признакам. Мы рассмотрим следующие классификации документов: Классификация по информационной составляющей документа; Классификация по материальной составляющей документа; Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде.

Классификация по информационной составляющей документа 1. Классификация документов по содержанию: ББК, УДК, Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и т. д. 2. Классификация документов по уровню обобщения информации: Первичные документы, Вторичные документы. 3. Классификация документов по предназначенности для восприятия информации: Человекочитаемые, Машиночитаемые.

Классификация по информационной составляющей документа 5. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации: Текстовый документ, Иконический документ, Идеографический документ, Звучащий документ, Матричный документ, Комплексный документ.

Классификация по информационной составляющей документа 6. Классификация документов по мерности записи информации: Одномерные документы, Двухмерные документы, Трехмерные документы. 7. Классификация документов по каналу восприятия информации: Тактильный документ, Аудильный документ, Визуальный документ, Аудиовизуальный документ.

Классификация по информационной составляющей документа 8. Классификация документов по степени их распространенности: Опубликованный документ, Неопубликованный документ, Непубликуемый документ.

Классификация по информационной составляющей документа 9. Классификация документов по способу документирования: Рукописный, Печатный, Механический, Магнитный, Фотографический, Оптический, Лазерный, Электронный.

Классификация по материальной составляющей документа 1. Классификация по материалу носителя информации: Искусственные документы, Естественные документы. 2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации: Листовый документ, Кодексовый документ, Карточный документ, Ленточный документ, Дисковый документ, Комбинированный документ.

Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде 1. Классификация документов по регулярности выхода в свет: Периодические документы, Непериодические документы. 2. Классификация документов по времени появления во внешней среде: Подлинник (первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой), Копия (документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их), Дубликат (копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника).

ЧПОУ ТО СПО «ТЮМЕНСКИЙ

КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА»

Контрольная работа № ______________ вариант __________

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Фамилия ______________________ Имя _________________

Отчество ______________________ Шифр _______________

Год рождения __________ Образование __________________

Место работы ________________________________________

Занимаемая должность ________________________________

Домашний адрес _____________________________________

____________________________________________________

Контрольная работа поступила на заочное отделение, № ___

«___» ___________________ 20 ___ г.

Методист ___________________________________________

Заполняется преподователем

Работа поступила в колледж «___» _____________ 20 __ г.

Дата рецензии _____________________________________

Оценка ___________________________________________

Фамилия преподавателя ____________________________

1. Классификация документов по различным признакам;

2. Протоколы: их виды, составление, оформление;

3. Задание 1;

4. Задание 2;

5. Литература.

Классификация документов по различным признакам.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Протоколы: их виды, составление, оформление.

Протокол – это документ, в котором фиксируется ход заседания постоянно действующего коллегиального органа (совет директоров, ученый совет) или временного коллегиального органа (совет, комиссия, конференция), а также принятые решения. Составляется секретарем коллегиального органа в течении 5 дней после проведения заседания. Протоколы бывают :

· Краткий (фамилии присутствующих, повестку дня и принятые решения. Составляется когда заседание записывается на пленку);

· Стенографический (полная запись всего заседания - дословно);

· Полный (включает все информ. Краткого протокола и ход обсужд. Вопроса)

Составление протокола:

· наименование организации, ПРОТОКОЛ, дата проведения заседания, регистрационный номер, место составления, заголовок текста (Протокол чего?), Текст:

· вводная часть (должность, фамилия председателя, фамилия секретаря, состав присутствующих, приглашенные, повестка дня – перечень вопросов которые обсуждались)

· основная часть (вопросы, которые обсуждались на повестке дня по разделам – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)

Протокол подписывают председатель и секретарь. Может быть гриф утверждения также (например, протоколы заседания совещательных органов подлежат утверждению руководством организации). Может быть выписка из протокола (копия его части по какому-либо вопросу). Выписка заверяется секретарем.

Оформление протокола:

Если протоколов составляется немного, их оформляют на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г.Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2–3 межстрочными интервалами от реквизита “место составления документа”. Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).Текст протокола включает вводную и основную части.В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; наименование должности обычно не указывают. Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают без абзаца от левого поля документа, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

С новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников совещания, членов коллегиального органа, комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. В тех случаях, когда на заседаниях присутствуют должностные лица из сторонних организаций в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание. Перечисление присутствующих и приглашенных оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество: “Присутствовали 47 человек (список прилагается)”. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”, которые печатают от границы левого поля, отступив 2–3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости. Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом “О” или “Об” и отвечает на вопрос “О чем?” Например: “Об аттестации старшего специалиста финансового отдела Тропининой М.Л.” или “О присвоении 6 разряда слесарю механического цеха Свиридову А.Н.”

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”), которые печатаются с абзаца, чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.

Перед словом “СЛУШАЛИ” проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

Слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”) печатают от границы левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.

В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются принятые решения по кандидатуре каждого работника.

Решение может содержать один или несколько пунктов. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Действенность любого документа значительно возрастает при использовании конкретных и четких формулировок. Эта часть протокола формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель (ответственный), срок. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Задание 1

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности председатель правления Исетского райпо издал распоряжение о введении в действие инструкции по делопроизводству. Инструкция должна быть введена в действие с 1 января. Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передача в структурные подразделения до 1 января. Контроль исполнения распоряжения возложен на начальника отдела кадров райпо Скворцова И.С.

Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ:

1. Как связаны понятия "документ" и "информация"? Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?
2. Какое определение понятия "документ" дано в Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации"и в ГОСТ Р51141-98?
3. Как развивалось понятие "документ"?
4. Почему информационная функция присуща всем документам?
5. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е. данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?
6. Почему документ полифункционален?
7. Какие способы документирования можете назвать?
8. Какие новые носители информации Вы знаете?
9. Что влияет на приобретение документом юридической силы?
10. Какие классификации документа и по каким признакам можно дать?
11. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

Как уже говорилось выше документ - средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации. Следовательно, документ может выполнять несколько функций.

Большинство документов должно удовлетворять таким требованиям, как пригодность к длительному хранению, максимальная наглядность. Для того, что бы документ обладал этими качествами, он должен быть правильно составлен как по форме, так и по содержанию.

Для того, что бы выработать основные принципы составления и оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов - это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия. Классификация производится на этапе группировки их в дела - это первичная ступень классификации, необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющееся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документ классифицируется по различным признакам.

1. По способу фиксации информации документы делятся на:

· письменные;

· графические;

· фото- и кинодокументы;

· электромагнитные.

· информационно-справочные (используются для накопления, обобщения и передачи информации (отчеты, акты, доклады, письма, телеграммы, телефонограммы и др.));

· организационно-распорядительные (используются для регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции приказы по оперативному управлению, указания, постановления, решения, распоряжения и др.));

· по личному составу (личная карточка работника, заявление, характеристика, автобиография, приказы по личному составу на прием, увольнение и перемещение);

· финансово-расчетные (сметы, калькуляции, бухгалтерская отчетность и т.д.);

· снабженческо-сбытовые (накладные на прием, отпуск товара).

Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы) , которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления, докладные и объяснительные записки и т. п.

4. По видам документы бывают:

· типовые документы - разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;

· примерные документы - разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы и носят рекомендательный характер;

· индивидуальные документы - разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.;

· трафаретные документы - изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

6. По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

7. По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные (именные).

9. По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

10. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу)

11. По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика- документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия- документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово "копия") и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск- полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка- копия части документа, а дубликат- второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

Возможно вас заинтересует