Если работник отсутствует на рабочем месте, и при этом связаться с ним не удается, необходимо составить акт об отсутствии. О том, как правильно оформить этот документ, его готовый пример заполнения и порядок действий в таких нестандартных ситуациях – расскажем прямо сейчас.

Среди нарушений трудовой дисциплины прогул является одним из наиболее грубых. При этом в законодательстве содержатся конкретные критерии определения этого понятия. Все они связаны со случаями отсутствия без уважительной причины, в том числе:

• на протяжении всего дня (смены);
• от 4 часов;
• преждевременного прекращения работы и уход с рабочего места;
• самовольное применение отгулов (в том числе за счет имеющихся переработок), без согласования с руководством.

Отсылки на правовые нормы ТК представлены на схеме ниже.

Наряду с составлением акта работодатель вправе применить к работнику меры ответственности, вплоть до увольнения:

1. Замечание устное и/или письменное.
2. Письменный выговор.
3. Увольнение возможно применить в тех случаях, когда сотрудника не было на работе от 4 часов и более. Подробнее о порядке увольнения в таких случаях .

Работодатель имеет право на выбор любой меры по своему усмотрению. То есть проходить всю эту последовательность необязательно – в случае отсутствия более 4 часов по неуважительным причинам можно сразу поставить вопрос об увольнении.

Что не относится к прогулу

Важно также иметь в виду, что законодательство гарантирует определенные права сотрудника, в том числе и право отсутствия на работе в связи с уважительными причинами, которые не считаются прогулом:

1. Временная нетрудоспособность (по болезни).
2. Декретный отпуск.
3. Отсутствие в связи со сдачей сессии, зашитой диплома (для этого предварительно оформляется ученический отпуск в предусмотренном порядке).
4. Обязательная явка в суд или в любые правоохранительные структуры (в принудительном порядке).
5. Обстоятельства форс-мажорного характера, на которые сотрудник объективно не мог повлиять: стихийные бедствия, разбойные нападения, экстренная ситуация с близким родственником, пожар и др.

Образец и пример 2018 г.

Строгой формы акта не утверждено, поэтому для подтверждения об отсутствии работника на его рабочем месте каждая компания вправе использовать собственный вариант. Обычно документ оформляется на стандартном листе А4, и в нем содержатся такие сведения:

1. Дата составления прописывается, как правило, в левом верхнем углу, а номер – с правой стороны на одном уровне. Нумерация ставится произвольная – обычно сквозная (для аналогичных документов) в течение года.
2. Дале следует прописать название документа – т.е. акт об отсутствии работника на рабочем месте.
3. Затем констатируют собственно отсутствие гражданина: от первого лица представитель комиссии указывает свою должность и ФИО и устанавливает факт неявки.
4. Далее нужно прописать, какой именно работник не пришел – фамилия, имя, отчество, должность, табельный номер (при наличии).
5. Еще раз прописывается дата неявки и точное время: например, с 09:00 до 15:55. С другой стороны, достаточно зафиксировать просто тот факт, что работника не было в течение 4 часов подряд, например, написать с 14:00 до 18:00 (это обычные случаи, когда он не вернулся с обеда).
6. Далее можно указать, что отсутствие не было связано с уважительными причинами, если подобный факт действительно был выяснен (например, сотрудник вообще отказывается пояснять свое отсутствие).
7. Прописывается состав комиссии, зафиксировавший факт неявки: указывают ФИО, должность, ставят подпись.
8. В самом конце документа работник, который отсутствовал, должен поставить подпись, что он ознакомился с актом об этом событии (подпись ставится вместе с расшифровкой – фамилия, инициалы).

За основу можно взять следующий бланк:

А в качестве готового примера документа использовать образец, приведенный ниже:

Порядок составления: пошаговая инструкция

Тщательное соблюдение процедуры фиксирования прогула – очень важная задача для работодателя, поскольку в противном случае прогульщик может обратиться в суд и даже восстановиться работе. Причем суд может принять его сторону в том числе и потому, что работодатель не выполнил все обязательства по трудовому законодательству и поторопился обвинить своего работника в прогуле.

Основная задача руководства компании – убедиться в том, что причина отсутствия точно не относится к уважительным . Здесь действует логика по типу «от обратного»: гражданин сам обязан предоставить все документы, которые подтверждают уважительные обстоятельства его невыхода на работу. Если же таких документов нет, сотрудник отказывается дать письменную объяснительную или приводит в ней явно неуважительные причины (проспал, был не в настроении и т.п.), то у работодателя есть законные основания для увольнения за прогул.

Таким образом, чтобы избежать ненужных рисков, руководство обязано организовать выполнение сразу нескольких задач:

1. Письменное фиксирование факта отсутствия на его рабочем месте путем составления акта об этом событии.
2. Получение письменных объяснений сотрудника о причинах его неявки.
3. Фиксирование факта отказа гражданина пояснить причину неявки в письменном виде.

Последовательность действий в общем случае выглядит так:

1. Сотрудники обнаруживают, что коллега до сих пор не появлялся на работе и незамедлительно ставят начальство в известность.
2. Непосредственный руководитель, которому подчиняется сотрудник (прораб, начальник отдела, менеджер подразделения, директор филиала, бригадир и т.п.) пытается выйти на связь с сотрудником всеми доступными средствами по своему желанию – т.е. работодатель не обязан пытаться сделать это.
3. Фиксируется время начала отсутствия, а по истечении 4 часов обязательно составляется акт, который подписывается как минимум 2 (лучше 3) свидетелями – коллегами этого сотрудника. Желательно выбрать коллег из других отделов, поскольку в этом случае вероятность личных симпатий, антипатий, возможных конфликтов в будущем минимальна.
4. После этого если сотрудник появляется на работе, работодатель требует письменных объяснений и предоставления доказательств того, что причины неявки действительно уважительные. На написание объяснительной (ее форма свободная) у работника есть 2 рабочих дня. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за днем появления на работе.
5. Также от работника нужно потребовать незамедлительно подписать составленный ранее акт.
6. Если он отказывается выполнять любое из этих действий, работодатель ничем не рискует – важно зафиксировать эти факты в соответствующих актах. Их форма и порядок составления аналогичны тем, что был рассмотрен выше. Документы также подписываются 2-3 свидетелями.
7. В случае неуважительных причин неявки работодатель вправе уволить сотрудника без отработки.

Возможность обжалования и аннулирования

На самом деле документ просто фиксирует факт, но не дает описания причин. Если же впоследствии выяснится, что на самом деле гражданин не дошел до работы по уважительным причинам, то акт автоматически аннулируется.

Это возможно в двух случаях:

1. Когда работник предъявляет соответствующие документы, доказывающие уважительность причины неявки на работу:

• больничный лист;
• справка из органов полиции;
• справка из суда;
• свидетельские показания;
• прочие доказательства.

1. Когда акт был составлен некорректно – в основном это касается случаев, если нет подтверждения неявки со стороны свидетелей. Таким образом, документ без подписей свидетелей является недействительным.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если работник настаивает на признании акта недействительным, работодатель может, но не обязан прислушиваться к его доводам. Поэтому в спорных случаях гражданин имеет право обратиться в трудовую инспекцию или же сразу в судебный орган для проведения разбирательства и компенсации возможного вреда.

Акт о прогуле — официальный документ информационного характера. Он создается, если работник отсутствует на предприятии более 4 часов без уважительной причины , список которых оговорен в законодательстве.

Подобные меры являются профилактикой прогулов, которые относятся к грубым нарушениям обязанностей, и дают возможность наказать провинившегося. Длительность рабочего дня при этом не учитывается.

Нюансы составления

В судебном разбирательстве акт может сыграть большую роль. При неправильном оформлении прогульщик легко уйдет оправданным. К уважительным причинам относят:

• Пребывание на больничном (официальном).
• Возникновение стихийных бедствий.
• Отпуск.
• Болезни родственников (детей).
• ДТП, пожары.
• Посещение суда, следственных органов.

Важно убедиться в реальном отсутствии человека . Например, он может покинуть рабочее место, но быть на территории предприятия. За прогул это не считается.

Правила составления и содержание

До формирования документа необходимо написать , где указывают фамилию, дату и время неявки. Ее направляют к руководству организации. После рассмотрения и визирования начальник отдела или лицо, заменяющее его, вправе создать акт.

Унифицированной формы не существует, но следует учитывать некоторые правила. Так, в документе обозначают:

• данные сотрудника (ФИО, подразделение и т. д.);
• причину прогула;
• дату;
• присваивают ему регистрационный номер.

Составитель пишет свою должность с фамилией и инициалами. Шапка должна выглядеть так, как и у всей внутренней документации. Комиссия вносит информацию о мерах, предпринятых для выявления причин отсутствия . Акт регистрируется в соответствующем журнале кадрового делопроизводства.

Прогульщик обязан ознакомиться и поставить свою подпись, при отказе непосредственный руководитель фиксирует это в нижнем свободном углу листа.

Помимо «виновника» и составителя документ предполагает наличие свидетелей . Достаточно найти двух сотрудников, чтобы они прочитали содержимое и подписались в соответствующих графах. Без перечисленных параметров акт можно считать недействительным. Примечательно, что нежелание подписываться не снимает ответственность, а влечет дополнительные санкции. Условия увольнения или штрафа не могут противоречить трудовому законодательству и .

Все записки и акты подобного рода могут привести к заслуженным штрафам либо при систематическом непосещении рабочего места. Такие документы визируются у начальства высшего звена и прилагаются к личному делу. Перед начислением зарплаты инспектор по кадрам обязан учесть прогулы и занести их в специальный табель. Далее за расчет берется бухгалтерия.

При длительных прогулах, когда работник долго не появляется, проводится его розыск. Дополнительная мера – отправление заказного письма или телеграммы с просьбой направить объяснение в письменном виде, с личной подписью и указанием даты по адресу работодателя. Только после таких действий составляется данный документ и производятся другие процедуры по кадровым вопросам.

Подробную информацию о прогулах вы можете почерпнуть из следующего видео.

Документ о прогуле работника составляется в том случае, если он систематически не соблюдает режим труда и отдыха, установленного на предприятии, где он трудится. Оформленный акт об отсутствии на рабочем месте дает возможность работодателю применить к подчиненному меры дисциплинарного взыскания, вплоть до увольнения (при периодически повторяющихся нарушениях). Как составляется акт о прогуле, его образец можно скачать бесплатно ниже. Бланк актуален на 2017 – 2018 год.

Кто считается нарушителем порядка трудовой дисциплины?

Трудящийся, несоблюдающий условия труда, считается нарушителем если:

• при оформлении безвременного договора, сотрудник оставил рабочее место без соответствующего заявления;
• работник не оформив заявление, удалился в отпуск;
• специалист устраивает выходные дни по своему усмотрению;
• сотрудник не пришел на службу по завершению административного перевода, отказался от ставки до окончания перевода;
• подчиненный отсутствовал на рабочем месте более 4-х часов без объяснения причин;
• трудящийся отказывается от сверхурочных трудовых обязанностей, организованных на основании должностной инструкции.

В трудовом соглашении в обязательном порядке прописывается ответственность сотрудника за опоздание, а также за прогулы. Документом, носящим информационно-справочный характер и фиксирующим отсутствие на рабочем месте сотрудника, является акт об отсутствии сотрудника на работе.

Применить дисциплинарное взыскание за нарушение дисциплины можно только после получения от работника. Если принято решение уволить сотрудника, то приказ составляется по .

Оформление акта о прогуле сотрудника

Унифицированной формы законодательством на сегодняшний момент не установлено. Но, наряду с этим фактом, существуют требования, носящие обязательный характер выполнения и занесения данных в акт:

• номер регистрации акта и место его подписания;
• сведения об организации;
• полное описание деяния и временной промежуток совершенного проступка в виде отсутствия на рабочем месте без уважительной причины;
• информация о членах комиссии и о провинившемся специалисте (должность, ФИО);
• сведения о предпринятых действиях по установлению местонахождения прогульщика, их итоги;
• длительность отсутствия сотрудника с обозначением времени на обед и иные перерывы в соответствии с трудовым распорядком.

Отсутствие сотрудника на рабочем месте должно вносится в протокол в присутствиии 2 человек (минимум). Подчиненный, на чье имя составлен акт, проставляет ознакомительную подпись на бланке. Если работник отказывается ставить личную подпись, тогда в акте фиксируется надлежащая запись, которая заверяется членами утвержденной комиссии.

Важно понимать, что отказ от подписания составленного акта о прогуле не является причиной отмены дисциплинарного взыскания. Несогласие сотрудника обязательно фиксируется в акте.

Акт об отсутствии сотрудника в обязательном порядке содержит подписи всех членов комиссии с расшифровкой.

Необходимо знать, что привлечь к административной ответственности сотрудника можно в срок от 1 до 6 месяцев с даты обнаружения нарушения трудовой дисциплины, для проступков по итогам финансовых ревизий срок продлевается до 2 лет. При нахождении специалиста на больничном или ежегодном отпуске течение срока приостанавливается.

Если обвиняемый работник не согласен с принятым решением, он вправе направить обращение в судебные органы или инспекцию по труду. Иногда эти действия могут привести к аннулированию факта прогула если:

• в акте не зафиксированы причины прогула, нет доказательств отсутствия сотрудника на рабочем месте в течении 4 часов (подряд);
• нет подписи обвиняемого специалиста;
• после оформления документа, работником предоставлена информация, свидетельствующая о неявке на работу по уважительной причине.

Акт оформляется после 2 рабочих дней с момента прогула и без предоставления соответствующих пояснений.

Отсутствие сотрудника фиксируется в кадровом журнале предприятия.

Составленный акт подкрепляют к начальника отдела.

Образец оформления 2017 – 2018

Образец акта об отсутствии на рабочем месте работника без уважительной причины – .

Вопросы и ответы об оформлении акта об отсутствии работника

Вопрос 1: Работник несколько дней отсутствовал на работе. Составлен акт, с него получено письменное объяснение, причина неуважительная. Каким числом можно уволить сотрудника?

Ответ: Увольнение за прогул можно провести днем, когда было документально подтверждено отсутствие уважительной причины.

Вопрос 2: Работник уволен за отсутствие на рабочем месте, в акте говорится о том, что он отсутствовал в рабочем кабинете более 4 часов подряд. Но при этом сотрудник был на территории организации в других кабинетах. Можно ли было его уволить таким образом?

Стандартный акт о прогуле работника представляет собой справку, служащую законным основанием для приведения нарушителя рабочего режима к дисциплинарной форме ответственности, степень которой может определяться как обыкновенным выговором, так и увольнением. Овладение минимальным объемом информации в вопросах трудового права нередко дает возможность сотрудникам уклониться от наложения незаслуженных штрафных санкций, а иногда даже остаться на своей должности.

Отечественное трудовое законодательство абсолютно понятно и доступно определяет понятие прогула, как случая отсутствия определенного сотрудника на положенном месте на протяжении 4 часов без какого-либо основания или предоставленной справки. По своей сути акт о прогуле является справкой, подтверждающей факт неисполнения рабочими непосредственных служебных обязанностей. Подобные действия попадают в перечень дисциплинарных поступков в соответствии с отдельными пунктами статьи 192 ТК РФ. Совершение таких действий обязательно влечет наложение штрафных санкций и даже может послужить причиной увольнения.

Акт о прогуле работника также может быть оспорен, если не сотруднику организации не выплачивалась заработная плата на протяжении более пятнадцати рабочих дней. С упомянутым правилом можно ознакомиться в ст. 142 ТК РФ. В случае задержки выплаты зарплаты работники всегда имеют возможность приостановить выполнение своих непосредственных обязанностей в организации, предварительно проинформировав работодателя.

Факт отсутствия сотрудника на своем месте можно отнести к допустимому поведению только в случае наличия у него справки, подтверждающей нетрудоспособность или специального вызова для прохождения в учебном заведении экзаменационной сессии. Судя по опыту судебной практики по вопросам достоверности причин наложения штрафных санкций, в качестве уважительных могут считаться и другие обстоятельства:

• Обращение нарушителя рабочего режима организации за врачебной помощью. Подобные действия могут учитываться и в отношении несовершеннолетних детей. Без получения справки, подтверждающей отсутствие трудоспособности - при наличии необходимых документов, составленных в виде медицинского заключения;
• Выполнение сложных ремонтных работ по адресу проживания сотрудника при возникновении аварийной ситуации.

Правила заполнения акта

Образец акта о прогуле служащего сотрудника организации, бланк которого не сформирован в специальной форме, но требует следования определенным правилам, может составить только специальная комиссия. Неявка любого работника должна быть обязательно запротоколирована. Чтобы такой бланк был заполнен правильно, понадобится свидетельство минимум двух работников. Чтобы образец документа можно было в дальнейшем считать действительным, нужно, чтобы в нем содержались такие сведения:

• Бланк должен содержать информацию о каждом представителе комиссии, а также об отсутствующем работнике организации. Обычно указывается должность, фамилия, а также инициалы всех сторон;
• Бланк должен всегда содержать данные о предпринятых мерах для выяснения места нахождения работника организации, нарушающего режим, о конкретных причинах его отсутствия и о том, какой результат получен после принятия вышеуказанных мер;
• Длительность периода отсутствия на положенном месте с конкретной информацией об учете в рассматриваемом промежутке времени различных мероприятий, включая обеденный перерыв;
• Дату и конкретное место, где заполнялся бланк.

Скачать образец можно в конце статьи.

Важно! Продолжительность периода, за который нарушитель может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, обычно составляет один месяц со дня выявления или совершения конкретного проступка. Течение рассматриваемого периода должно быть приостановлено, если сотрудник организации, нарушивший трудовую дисциплину, отсутствует по причине проблем со здоровьем или находится в отпуске.

Как можно оспорить составленный акт

Руководствуясь опытом, полученным в результате многолетней судебной практики, специалисты в данной области утверждают, что составленный образец оспаривается в таких ситуациях:

• Если работник может доказать, что соответствующий акт не был ему предоставлен;
• Работник предоставил справки, служащие оправданием его отсутствия на рабочем месте более четырех часов подряд, подлинность которых не может вызывать сомнений. Такие справки могут быть предоставлены работодателю несвоевременно.
• Отсутствие в составленном акте причин прогула и конкретных доказательств постоянного отсутствия работника организации на своем положенном месте.

Когда можно считать отсутствие сотрудника прогулом

Чтобы зафиксировать случай прогула, необходимо предварительно выполнить такие действия:

• Отсутствие конкретного сотрудника должно быть документально зафиксировано;
• Причины отсутствия рабочего на своем положенном месте обязательно должны быть известны работодателю и, соответственно, подтверждена их уважительность или неуважительность;
• После этого принимается решение об оформлении соответствующего документа в письменном виде. Сегодня в качестве меры наказания применяются выговоры, замечания, а также увольнение с занимаемой должности;

Если работнику вынесено взыскание за прогул определенным лицом, вышестоящий сотрудник не имеет права ужесточать меру наказания.

Акт о прогуле работника — это документ, согласно которому можно привлечь сотрудника к дисциплинарному взысканию. Наказание может носить устный характер виде замечания или же расторжение всех трудовых отношений.

Соглашение составляется на обычном бланке без унифицированной формы заполнения. При его оформлении, необходимо соблюдать определенные требования, а также в его составлении принимает участие комиссионная группа, которая должна быть по численности не менее двух человек.

Также, чтобы документ был более полноценным в него вносятся следующие сведения:

• Информация о комиссии и сотруднике, который прогулял рабочее время;
• Причины нарушения;
• Период времени отсутствия работника на своем рабочем месте;
• Местоположение и дата составления.

Правила оформления акта о прогуле сотрудника

Первым делом сотрудник должен написать объяснительную записку о том по какой причине он прогулял работу, тем самым совершив нарушение. Объяснительная записка составляется произвольно в письменной форме на имя руководителя организации. Далее она передается на рассмотрение в специальную комиссию, которая будет решать степень провинности и вынесет соответствующее дисциплинарное взыскание.

В случае, если лично не получилось уведомить сотрудника о привлечении его к нарушению за пропуск, необходимо направить ему заказное письмо. Стоит отметить, что соглашение составляется только спустя неделю после нарушения, если со стороны работника не было ответа на уведомление.

Кто может составить акт о прогуле сотрудника

Трудовое законодательство РФ позволяет прибегать руководству к привлечению к ответственности своего работника, прогулявшего рабочее время. Документ о прогуливании может составить непосредственный руководитель нарушителя. Начальник обязан указать по какой причине был совершен прогул и к какому наказанию будет подвергнут сотрудник. Также решение о признании нарушения возлагается на комиссию.

Сроки составления акта о прогуле работника

Так как отсутствие работника более четырех часов является прогуливанием, по их истечению можно начинать составлять постановление о нарушении. При этом необходимо фиксировать все пропущенные дни и заверять их документально, чтобы были доказательства на взыскание с работника за пропуск работы.

Он должен быть составлен не позднее 30 дней, а также следует знать, что оформление документа невозможно если руководство не получило объяснения от прогульщика.

Образец акта о прогуле работника

Документ составляет в свободной форме, при этом, чтобы акт был подкреплен законом он должен содержать в себе следующее:

• Место и время составления;
• Название и номер;
• Должность составителя, а также данные сотрудника и свидетелей;
• Информация о прогульщике;
• Данные о пропуске;
• Подписи лиц, которые были указаны в тексте документа.

Документ составляется с целью предоставления доказательств того, что сотрудник совершил нарушение дисциплины и не явился на свое рабочее место. Далее акт используется для того, чтобы привлечь работника к ответственности за содеянное и начать процедуру расторжения контракта.

Акт об увольнении работника за прогул — образец

Для оформления данного документа понадобится специально подготовленный бланк или простой лист формата А4. В тексте указывается за какое время были прогулы и по каким причинам, все это подкрепляется подписями и печатями. Документ также должен содержать в себе нормативную базу, необходимые доказательства несоблюдения внутреннего распорядка и дисциплины на рабочем месте. Все должно быть задокументировано и носить юридическую силу, чтобы не возникло разбирательств нелегитимности оформленного документа.

Основания для оспаривания акта о прогуле

Любой гражданин в праве оспорить законность составленного акта о факте прогула работы.

Акт отсутствия сотрудника на рабочем месте может быть признан недействительным если на то будут следующие основания:

• Доказательная база со стороны руководителя не была предоставлена для ознакомления прогульщику;
• Если работник пропустил работу по уважительной причине и не мог об этом сообщить, но при этом имеет все необходимые документы, подтверждающие его слова;
• Если отсутствует доказательства о том, что сотрудник не находился на рабочем месте на протяжении более четырех часов подряд.

Если сотрудник докажет что его незаконно уволили, его должны восстановить на прежнее место работы, а также он вправе требовать компенсацию за моральный ущерб.

Как оформить приказ об увольнении за прогул?

В законодательстве прописано не так много возможных оснований для того, чтобы уволить работника. Эта процедура…

Как оформить работника по совместительству?

Часто в крупных компаниях можно увидеть сотрудников, которые берут себе дополнительную работу помимо основной. Деятельность…

Отзыв работника из отпуска по производственной необходимости

На предприятиях возможным является случай, когда сотрудник уже официально отдыхает положенные законодательством несколько дней, но…

Как составить приказ об увольнении за прогул?

Чтобы уволить сотрудника за прогул достаточно составить приказ о расторжении трудовых отношений. Издание приказа об…

Правила составления служебной записки о прогуле работника

Служебная записка - это одна из разновидностей докладной, которая оформляется в письменном виде и имеет…

Увольнение работника по совместительству - как уволить сотрудника с работы

Для многих сотрудников работа по совместительству становится дополнительным источником дохода. Особенно такой вариант удобен, когда…